.

Jak skutecznie rozwiązywać problemy i rozwijać pracowników za pomocą raportów A3?

Raport A3

W dojrzałej organizacji zarządzanej w kulturze lean brak problemów stanowi sam w sobie problem. Zasadą bowiem powinno być nie ukrywanie problemów, ale wręcz przeciwnie traktowanie każdego nawet najmniejszego problemu jako potencjału do poprawy i rozwoju. Niestety częstszą sytuacją jaką spotykamy w praktyce organizacji jest ukrywanie problemów, zarówno przez kierownictwo jak i pracowników. Przyczyn takiej sytuacji może być wiele, ale podstawową jest atmosfera strachu wykształtowana przez liderów. Nawyk ukrywania problemów jest często o wiele większym problemem niż same problemy.               

Rolą liderów jest zbudowanie takiej kultury organizacji, w której ujawnianie i rozwiązywanie problemów jest codziennością i niczym złym. Błędy zdarzają się każdemu, ważniejsze jest, aby gdy zauważymy taki błąd umieć go uniknąć w przyszłości. Rolą zatem przełożonych jest rozwijanie właściwego podejścia do problemów, które powinno skutkować u pracowników chęcią brania odpowiedzialności i przejawiania inicjatywy.

Pomocnym narzędziem rozwiązywania problemów, ale też wymiany informacji i szkolenia podwładnych jest opracowany i z sukcesem stosowany przez Toyotę raport A3.

Istotą jest, aby na pojedynczej kartce papieru (najlepiej o formacie A3) zapisać:

  1. Na czym polega problem?
  2. Kto jest właścicielem problemu?
  3. Jakie są przyczyny źródłowe problemu?
  4. Jakie środki zaradcze zastosować?
  5. Jaki będzie plan ich zastosowania?
  6. Jakie będą dalsze działania?

Tak zapisany i opublikowany raport staje się kapitalnym narzędziem wymiany informacji. Dostęp do niego mają pracownicy, liderzy, menadżerowie – raport A3 staje się szybkim, dokładnym i klarownym dokumentem. Jeśli w organizacji upowszechnimy taki sposób komunikacji to szybko stanie się on formą zarządzania. Rolą przełożonego w raporcie A3 jest zadawanie pytań, udzielanie wsparcia i rady, bez odbierania odpowiedzialności i wykorzystanie dialogu do coachingu pracownika.

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przy rozwiązywaniu różnego rodzaju problemów jest poleganie na wrażeniach i emocjach. Przechodzimy w ten sposób szybko do rozwiązań, unikając jakiejkolwiek analizy faktów.

Raport A3

W konsekwencji problemy bardzo często wracają, niejednokrotnie z większymi konsekwencjami. Stosowanie raportu A3 pozwala uniknąć tego typu sytuacji, ponieważ częścią tego raportu jest analiza stanu istniejącego i dotarcie do źródłowych przyczyn problemu. Raport promuje postawy analitycznego myślenia, analizy faktów i jednocześnie blokuje postawy „super bohaterów” pojawiających się z gotowymi rozwiązaniami.

Raport A3

Podsumowując, jeśli nauczymy pracowników myślenia według reguł A3 to organizacja ma szansę w niedługim czasie stać się zdolna do uczenia się i doskonalenia. Jest to jednocześnie podstawa do konkurowania w globalnej gospodarce.

 

Powiązane szkolenia: