Lean Office

Program szkolenia:

1. Metodologia Lean – wprowadzenie do koncepcji.

Rozwój zastosowania odchudzonego zarządzania w kontekście konkurencyjności.

Lean Management w odzwierciedleniu finansów operacyjnych, zarządzanie przez cele.

Lean w procesach biznesowych – korzyści.

Jak wdrażać lean – kroki postępowania,

Badanie opinii klienta – korzyści dla organizacji.

Zalety budowania struktury procesowej.

2. Fundamentalne narzędzia Kaizen i Lean:

Hoshin Kanri.

5S i wizualne zarządzanie.

7+1 strat – muda, mura, muri w procesach usługowych.

Cykl PDCA i narzędzia stosowane w analizowaniu przyczyn problemów – 5W2H, Pareto, Burza Mózgów i jej odmiany, diagram Ishikawy, diagram pokrewieństwa, 5xWhy, Macierz Eisenhowera, Kanban Board

Mapowanie procesów (Makigami, VSM) Standaryzacja pracy.

Benchmarking.

3. Symulacja:

Lean w praktyce – analiza wybranego procesu na przykładzie od klienta lub opracowanego wcześniej studium przypadku. Mapowanie stanu obecnego, identyfikacja strat, analiza i rozwiązywanie problemów, tworzenie mapy stanu przyszłego.

Ćwiczenia:

1. Identyfikacja marnotrawstwa w procesach usługowych

2. Mapowanie procesu, identyfikacja strat, tworzenie stanu przyszłego, opracowanie planu wdrożenia i zarządzanie wdrożeniem

3. 5S w procesach usługowych

Zastosowanie:

Podczas wdrażania Lean należy skupić się nie tylko na produkcji ale również na procesach biznesowych. Najważniejszym ogniwem zawsze jest klient i jego oczekiwania. Uwaga powinna być skupiona na kliencie, nie tylko zewnętrznym ale również wewnętrznym. Podczas symulacji pokażemy jak wdrożyć zasady lean w procesach usługowych.

Cena szkolenia obejmuje:

• udział w szkoleniu,
• materiały w formie papierowej, segregator, notatnik, długopis,
• bezpłatny dostęp do elektronicznych materiałów szkoleniowych,
• certyfikat uczestnictwa w szkoleniu,
• możliwość bezpłatnych 3-miesięcznych konsultacji po szkoleniu,
• obiady, przerwy kawowe oraz słodki poczęstunek

Lean Office – praktyczne usprawnianie pracy biurowej i procesów usługowych

Szkolenie z Lean Office pokazuje, jak przenieść zasady szczupłego zarządzania z obszaru produkcji do pracy biurowej, administracyjnej, usługowej i projektowej. Uczestnicy uczą się patrzeć na codzienne zadania jak na procesy, w których można ograniczać zbędne czynności, skracać czas realizacji, poprawiać przepływ informacji i zwiększać wartość dostarczaną klientowi wewnętrznemu oraz zewnętrznemu.

Lean Office pomaga uporządkować działania tam, gdzie straty są mniej widoczne niż na produkcji: w obiegu dokumentów, akceptacjach, komunikacji między działami, raportowaniu, obsłudze zapytań, planowaniu zadań czy przekazywaniu informacji. Dzięki temu uczestnicy łatwiej rozpoznają przyczyny opóźnień, nadmiarowych uzgodnień, błędów, powtórnej pracy i niejasnej odpowiedzialności.

W trakcie szkolenia Lean Office szczególny nacisk położony jest na praktyczne zastosowanie narzędzi Lean w środowisku, w którym efektem pracy często nie jest fizyczny wyrób, lecz decyzja, dokument, informacja, usługa lub odpowiedź dla klienta. Takie podejście ułatwia angażowanie pracowników biurowych w doskonalenie, ponieważ pokazuje konkretne problemy z ich codziennej pracy i pozwala przełożyć je na możliwe do wdrożenia usprawnienia.

Udział w szkoleniu jest szczególnie przydatny dla organizacji, które chcą poprawić współpracę między działami, skrócić czas obsługi spraw, zwiększyć przejrzystość procesów oraz ograniczyć liczbę działań wykonywanych „na wszelki wypadek”. Lean Office wspiera również menedżerów w budowaniu kultury odpowiedzialności za proces, a nie tylko za pojedyncze zadanie lub stanowisko.

Najczęściej zadawane pytaniaCzym różni się Lean Office od Lean Manufacturing?Lean Office dotyczy procesów biurowych, administracyjnych i usługowych, a nie bezpośrednio linii produkcyjnych. Zamiast analizować przepływ materiału, koncentruje się na przepływie informacji, dokumentów, decyzji, zadań i odpowiedzialności. Cel pozostaje podobny: ograniczyć marnotrawstwo, poprawić organizację pracy i dostarczać większą wartość klientowi.
Czy Lean Office sprawdzi się w firmie, która nie jest firmą produkcyjną?Tak. Lean Office można stosować w organizacjach usługowych, administracyjnych, technicznych i projektowych. Podejście sprawdza się wszędzie tam, gdzie występują powtarzalne procesy, zależności między działami, obieg dokumentów, obsługa klientów lub potrzeba lepszej organizacji pracy.Jakie problemy w biurze można rozwiązywać za pomocą Lean Office?Lean Office pomaga pracować nad takimi problemami jak długi czas akceptacji dokumentów, niejasny podział odpowiedzialności, nadmiar spotkań, oczekiwanie na decyzje, błędy w przekazywaniu informacji, powielanie danych, brak standardów pracy czy trudności w priorytetyzacji zadań. Dzięki temu łatwiej znaleźć przyczyny opóźnień i wdrażać usprawnienia w codziennej pracy.Czy szkolenie Lean Office jest przeznaczone tylko dla menedżerów?Nie. W szkoleniu mogą uczestniczyć zarówno osoby zarządzające zespołami, jak i pracownicy odpowiedzialni za usprawnianie procesów biurowych, administracyjnych i przepływu informacji. Największą wartość daje udział osób, które znają proces z praktyki i mogą wskazać realne trudności występujące w codziennej pracy.Jakie efekty może dać wdrożenie Lean Office w organizacji?Dobrze wdrożone Lean Office może skrócić czas realizacji procesów, zmniejszyć liczbę błędów, poprawić komunikację między działami i zwiększyć przewidywalność pracy. Dla organizacji oznacza to większą przejrzystość procesów, lepsze wykorzystanie czasu pracowników oraz sprawniejszą obsługę klientów wewnętrznych i zewnętrznych.