5S-B

Organizacja pracy w obszarach administracyjnych i biurowych -warsztaty

Kompetencje menadżerskie

Training objectives

Efektywna organizacja pracy w procesach administracyjnych i biurowych.
Dobrze zorganizowane, wysokiej jakości i wydajne stanowiska pracy.
Nabycie umiejętności wdrożernia „Pięciu Filarów 5S” jako początku w procesie rozwoju działań doskonalących, którego celem jest osiągnięcie przez organizację statusu firmy klasy WCM (Word Class Manufacturing).
Poznanie zasad wdrażania 5S poprzez uczestnictwo w symulacji – ocenie stanu obecnego oraz wdrażaniu zasad 5 S na przykładzie biurowym.

Training symbol

5S-B

Dates and location

Downloads

Application card TQMsoft 2022 II open training schedule

Practical part estimated contribution: 35%

Duration time: 2 dni po 6 godz.

Scope and exercises

?1. Ogólne założenie Lean Management – geneza, pionierzy:

Podstawowe narzędzia lean – od czego zacząć wdrażając lean?
7 strat +1.

2. Ogólne zasady systemu 5S:

Podstawowe definicje.
Filary 5S.
Założenia filozofii 5S.
Zasady wdrażania.
Audyt 5S - ćwiczenie - przeprowadzenie oceny stanu obecnego na podstawie checklisty.

3. Procedura wdrożenia systemu 5S w obszarze biurowym:

Wybór obszaru pilotażowego, wizyta w gemba, przegląd stanu obecnego.
Szkolenia.
Wdrożenie poszczególnych filarów 5S w obszarze pilotażowym.
Rozprzestrzenienie programu 5S na wszystkie obszary administracyjne.

4. Filar 1 - Sortowanie:

Definicja, istota i znaczenie sortowania.
Etapy strategii czerwonej kartki.
Kwarantanna przedmiotów oznaczonych czerwoną kartką.
Ćwiczenie – „sortowanie w biurze”.

5. Filar 2 - Systematyka:

Definicja, istota i znaczenie systematyki.
Systematyka jako podstawa standaryzacji.
Zasady postępowania.
Wizualizacja.
Ćwiczenie – „systematyka i wizualizacja w biurze”.

6. Filar 3 - Sprzątanie:

Definicja, istota i znaczenie sprzątania.
Sprzątanie – przegląd.
Standard sprzątania i przeglądów.
Ćwiczenie – „sprzątamy biuro”.

7. Filar 4 - Standaryzacja:

Definicja, istota i znaczenie standaryzacji.
Narzędzia i metody stosowane w filarze "standaryzacja".
Ćwiczenie – „ustalamy standardy, wizualizujemy”.

8. Filar 5 - Samodyscyplina:

Definicja, istota i znaczenie samodyscypliny.
Jak stworzyć warunki do utrzymania osiągniętych wyników.

9. TPM w biurze:

Cele i korzyści. struktura i hierarchia TPM dla procesów administracyjnych.
Wdrażanie projektu i techniki wspierające.
Wartość dodana i straty w funkcjonowaniu w procesach transakcyjnych i biurowych.
Doskonalenie procesów administracyjnych, wskaźniki kontrolne.
Klient wewnętrzny i klient zewnętrzny dla administracji.
Organizacja środowiska pracy i potrzeba zmian, standaryzacja pracy.
Zarządzanie informacją i dokumentacją, komunikacja wewnętrzna, organizacja archiwum.
Wizualizacja i zarządzanie wizualne w biurze.

10. Metody rozwiązywania problemów.

Ćwiczenia:

Analiza zdjęć i określenie co jest do poprawy.
Praca w grupach - tworzenie check listy do przeglądów 5S.
Weryfikacja stanu obecnego przy pomocy check listy (trener będzie miał przykładową, ale uczestnicy będą tworzyć swoje).
Ustalenie planu selekcji - dyskusja w grupie.
"Ubranie" działań 5 S w projekt".
Systematyka - praca w grupach, wypracowanie pierwszych standardów i zasad - co zostaje, gdzie ma leżeć, projektowanie standardu opisu segregatorów, standardu nazewnictwa i numeracji dokumentacji, plików, folderów, standardu podpisów e-mail, czcionki, kolorów, standardy wizualne - tablice, opisy pomieszczeń, szafek, półek itp. Opracujemy zasady kanban dla materiałow biurowych.
Sprzątanie - symulacja biura, wykorzystamy to co zostało wcześniej ustalone. Następnie wdrożenie standardów.?

Benefits for participant

Uczestnik nauczy się :

Ocenić stan obecny pod kątem spełnienia kryteriów 5S w obszarze administracyjnym.
Ustalać zasady sprzątania oraz standardy wizualne i zapisywania plików na dyskach.
Zaprojektować stan przyszły – docelowy.
Ustalić zasady i plan wdrożenia.

Uczestnik dowie się:

Jak wyglądają poszczególne etapy wdrożenia systemu 5S w obszarach administracyjnych.
Jakie narzędzia wybrać i kiedy zastosować przy poszczególnych filarach 5S.
Jak stworzyć warunki do podtrzymania i rozwijania osiągniętych wyników.
Jak zwiększyć produktywność przez odpowiednią organizację stanowisk administracyjnych konieczności wysokich nakładów finansowych.
Jak poprawić komunikację w biurze.

Methodology

W przypadku szkolenia zamkniętego będziemy pracowali w obszarze pilotażowym wybranym przez klienta. Będziemy analizować stan obecny i przechodzić wspólnie przez wszystkie kroki 5 S. Po fazie sortowania, systematyki (tu ustalamy miejsca docelowe przedmiotów) i sprzątania ustalimy standardy wizualne, standardy zapisywania plików na dyskach, dopuszczalną ilość i usytuowanie ikon na pulpicie itp.

Recipients

pracownicy biurowi i ich bezpośreni przełożeni,
kierownictwo,
osoby zajmujące się procesami ciągłego doskonalenia.

Additional information

Cena szkolenia obejmuje:

udział w szkoleniu,
materiały w formie papierowej, segregator, notatnik, długopis,
bezpłatny dostęp do elektronicznych materiałów szkoleniowych w systemie Biblioteka TQMsoft,
certyfikat uczestnictwa w szkoleniu,
możliwość bezpłatnych 3-miesięcznych konsultacji po szkoleniu, które realizowane są poprzez Panel Konsultacyjny,
obiady, przerwy kawowe oraz słodki poczęstunek