Wyobraź sobie, że leżysz właśnie na stole operacyjnym oczekując, aż znakomity specjalista w swojej dziedzinie dokona u Ciebie skomplikowanej operacji jaką jest przeszczep serca. Oczywiście powinieneś/powinnaś odczuwać spokój, ponieważ operacji dokonuje doświadczony fachowiec, a narząd który ma Ci zostać przeszczepiony został pozyskany od zdrowego, młodego człowieka. Tylko jedna rzecz nie daje Ci spokoju – nikt Cię do tej operacji nie przygotował. Owszem, były pytania lekarza, ale nikt nie zrobił Ci badań i nie jesteś też pewien czy tak poważna operacja jest niezbędna. Nikt nie sprawdził, czy przeszczepione serce nie zostanie odrzucone. Czy w tej sytuacji powinieneś poddać się tej operacji?
Stojąc u progu przemian w przemyśle, którym mass media nadały nazwę Industry 4.0, wiele firm podejmuje decyzję o wprowadzeniu swojej produkcji w erę cyfryzacji. Często pierwszym wyborem, którego dokonują przedsiębiorstwa jest wybór oprogramowania ERP (ang. Enterprise Resource Planning). Ma to przede wszystkim na celu zautomatyzowanie większości kluczowych procesów w organizacji.
Jeśli ktoś zada sobie trud i prześledzi strony kilku losowo wybranych firm odpowiedzialnych za produkcję czy wdrożenie systemu ERP, dowie się, że każdy z tych systemów:
- pozwala dopasować się do jego organizacji,
- spełni wszystkie potrzeby tej organizacji,
- pozwoli zoptymalizować koszty przedsiębiorstwa.
Przypomina to trochę reklamę proszku do prania, który można stosować w każdym modelu pralki, do każdego rodzaju prania mając gwarancję, że nasze pranie będzie czyste, a kolory tak samo intensywne jak w momencie zakupu. Postęp gospodarczy, a także wszelkie działania promocyjne firm nakładają niejako presję na przedsiębiorstwa, że powinny się poddać komputeryzacji i cyfryzacji. Często ilość przetwarzanych przez firmę danych staje się tak duża, że coraz częściej powoduje to trudności z utrzymaniem ładu. Zdarza się, że firma chciałaby na bieżąco monitorować swoje koszty, ograniczyć straty, lepiej planować zakupy. Kiedy powyższe potrzeby się skumulują, zapada decyzja o wdrożeniu systemu ERP.
Myślę, że to trafne porównanie, że wdrożenie systemu ERP jest jak operacja, którą można podzielić na etapy:
- złe samopoczucie i wstępna diagnoza o niewydolności organizmu – konieczność zmian,
- decyzja o przejściu operacji – wybór systemu,
- zabieg – wdrożenie systemu,
- rehabilitacja – okres adaptacji systemu w organizacji.
Wystarczy sobie wyobrazić, jakie myśli napływają do głowy każdego, kto otrzymuje od lekarza informację, że musi poddać się operacji. Już w pierwszej chwili pojawiają się pytania: Czy przeżyje? Jakie będą skutki uboczne? Czy operacja się powiedzie? Porównanie wdrożenia systemu ERP do operacji nie jest nieuzasadnione i gdyby osoby podejmujące decyzję o tym wdrożeniu myślały w podobny sposób, to zapewne stawiałyby sobie następujące pytania:
- co jest główną przyczyną podjęcia decyzji o wdrożeniu (ból/choroba)?
- czy mogę poddać się wdrożeniu (przeciwskazania)?
- jaki efekt powinno przynieść wdrożenie (poprawa stanu zdrowia)?
- czy zakres wdrożenia i dobór narzędzia jest optymalny (jakiego typu zabieg powinienem przejść)?
- czy jestem gotowy na wdrożenie (czy zminimalizowałem ryzyko niepowodzenia operacji)?
Według raportu firmy Gartner, aż 60% wdrożeń systemu ERP kończy się niepowodzeniem, co biorąc pod uwagę ile ryzykuje firma decydując się na wdrożenie tego typu systemu, jest statystyką porażającą.
Ryzyko leży przede wszystkim po stronie organizacji, gdyż wszelkie decyzje, począwszy od tej o wdrożeniu systemu przez wybór systemu, aż do przygotowania specyfikacji dla wybranego dostawcy, są podejmowane właśnie przez organizację. Dostawcy systemu są doradcami, którzy kierują się często w dużej mierze własnym interesem. Warto zatem postawić sobie pytanie: jak się przed tym zabezpieczyć?
Doskonałym rozwiązaniem będzie audyt potrzeb, a w zasadzie konsultacje przed wyborem systemu klasy ERP. Celem takich konsultacji jest określenie potrzeb związanych z wdrożeniem systemu ERP oraz przygotowania danego Klienta pod względem kultury organizacyjnej do wdrożenia systemu tej klasy. Przeprowadzenie takich konsultacji pozwoli klientowi na uzyskanie informacji na temat:
- czy jestem gotowy do wdrożenia w najbliższym czasie i co powinienem wcześniej poprawić,
- na co zwrócić uwagę przy budowie specyfikacji dla dostawcy,
- na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy, rehabilitacja – okres adaptacji systemu w organizacji.
- na co zwrócić uwagę przy wdrożeniu.
Przed tego typu dylematem wyboru systemu klasy ERP stanęła firma Caffaro ze Słonowic, która produkuje rolki i napinacze do samochodów. Powodem, dla którego firma zdecydowała się o wdrożeniu systemu ERP jest gwałtowny rozwój oferty oraz wzrost zamówień i zatrudnienia, a to spotęgowało ilość danych w procesach planowania, produkcji, magazynowania, a także księgowości oraz kadr i płac. Firma od dłuższego czasu poszukiwała najlepszego dla siebie systemu, odbywając w tym celu niezliczoną ilość spotkań z dostawcami, z których każdy zachwalał swój produkt. Dodatkowo konieczne było kilka wizyt referencyjnych, aby zobaczyć jak oferowane systemy sprawują się w warunkach produkcyjnych. Wynik wspomnianych spotkań był daleki od oczekiwanego, dlatego Firma Caffaro zdecydowała się na konsultacje.
Czy tego typu konsultacje były potrzebne i jakie korzyści przyniosły? Odpowiada: Dyrektor Zakładu Pani Bogusława Bawół:
„Dzięki audytowi zyskaliśmy przede wszystkim świadomość potrzeby zmian procesowych, logistycznych, layout’owych w organizacji. Pozyskaliśmy wiedzę w sprawie potrzeb, a także jak mamy się przygotować do wdrożenia systemu, czego oczekiwać i wymagać od firmy wdrożeniowej. Jesteśmy przekonani, że informacje, jakie otrzymaliśmy od audytorów nie tylko istotnie wpłynęły na naszą świadomość, ale pozwoliły nam zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze.”
Jeśli Państwa organizacja stoi przed podobnym wyzwaniem, zapraszam do kontaktu.
