Efektywne i skuteczne zarządzanie procesami wytwarzania wymaga ciągłej i aktualnej wiedzy o parametrach charakteryzujących te procesy. Aby podejmować właściwe decyzje potrzebne są rzetelne dane. Najczęściej spotykane formy raportowania procesów to:
- Zapisy papierowe
Aby skorzystać z tych zapisów konieczne jest przemieszczenie się do miejsca ich przechowywania. Często muszą to być specjalnie wyznaczone i przygotowane miejsca. Przetwarzanie tego rodzaju zapisów jest najbardziej pracochłonne i czasochłonne, ponieważ najpierw trzeba wyodrębnić papierowe arkusze zgodnie z interesującym nas czasookresem lub innymi dodatkowymi kryteriami. Następnie, aby przeanalizować wyniki trzeba przepisać je wraz z dodatkowymi informacjami (np. data, gniazdo produkcyjne, zmiana) do arkusza kalkulacyjnego lub programu statystycznego. Dopiero wtedy można sortować, przeliczać i filtrować dane. Po drodze napotykane są często problemy z czytelnością danych lub efektem błędu ludzkiego podczas zapisywania na papierze. Przepisywanie z papieru do komputera również obarczone jest pomyłką przy wprowadzaniu. Nierzadko trzeba wracać do zapisów papierowych i dodatkowo sprawdzać poprawność przepisanych wyników porównując papiery i dane w komputerze. Poprawnie przepisane dane to jeszcze nie koniec problemów. Często w trakcie wykonywanych czynności okazuje się, że jednak potrzebne są dane z innej zmiany, gniazda, partii produkcyjnej lub w ogóle z innego czasookresu i wtedy wszystkie czynności opisane powyżej trzeba wykonać ponownie. Bardzo szybko pojawiają się problemy typu: kto ma odnajdować papierowe zapisy, kto ma wprowadzać dane do komputera, kto ma analizować i kto ma tworzyć raporty i według jakiego standardu? Inne utrudnienie to dostępność ludzi do opisanych czynności i przejęcie kosztów ich pracy.
Zapis papierowy jest czasochłonny nie tylko w analizowaniu, ale w samym przygotowaniu i utrzymaniu rejestracji wyników. Trzeba opracowywać i udostępniać fizyczne egzemplarze instrukcji na obszary produkcyjne. Dodatkowo należy w jakiś sposób udostępniać puste arkusze do zapisów. Jeżeli potrzebna jest jakaś aktualizacja wymagań to w papierowej wersji przeprowadza się ją najgorzej. Zapisane arkusze trzeba zbierać, odpowiednio grupować, opisywać i przewozić do przechowania. Musi być specjalnie przygotowane miejsce do składowania. Trzeba na bieżąco aktualizować stan segregatorów, żeby wiedzieć co jest w przechowaniu. Okresowo trzeba utylizować te zapisy, którym wygasł czas obowiązkowego archiwizowania. Z tymi wszystkimi problemami radzi sobie digitalizacja. Nie tylko w sensie zamiany sposobu zapisu z kartki i długopisu na komputer, ale również w kwestii udostępniania dokumentacji technologicznej i jakościowej na produkcji.
- Dane zapisane w formacie PDF (skany lub ręczne wprowadzanie)
Korzystanie z danych zeskanowanych/przedrukowanych do PDF ma podobny problem z analizowaniem jak wersje papierowe. Jedyna przewaga jest taka, że nie trzeba przemieszczać się do archiwum i tracić czasu na wyszukiwanie raportów. Tworzenie pomieszczeń do archiwizowania zastąpione jest dyskiem sieciowym lub lokalnym. Przepisywanie do komputera i związane z tym problemy pozostają takie same jak w wersji papierowej.
- Dane w arkuszu kalkulacyjnym
Dane zapisywane w arkuszach kalkulacyjnych są znacznym ułatwieniem. Co prawda również wymagają czasu na przetworzenie i wizualizację, ponieważ bardzo często przygotowany jest tylko zapis do pliku bez uprzedniego przygotowania formuł obliczeniowych, wykresów i grafiki. Czasami pojawia się problem, że z tego samego pliku musi skorzystać więcej niż jedna osoba i wtedy tworzy się kolejka do zapisów i odczytu. Ponadto, jeżeli wprowadzenie do pliku jest wykonywane ręcznie to nadal pozostaje problem błędu ludzkiego przy przepisywaniu wyniku z urządzenia pomiarowego. Przy tego typu zapisach nie zawsze zapewniona jest poprawna identyfikowalność pomiaru. W przeciwieństwie do papierowego raportu, udostępnienie arkusza operatorom bezpośrednio na wydziale produkcyjnym nie jest łatwe.
- Programy pomiarowe
Analizowanie zapisów w programach pomiarowych wiąże się z innym rodzajem utrudnień. Istnieje ryzyko, że często, aby mieć dostęp do programu trzeba zająć urządzenie pomiarowe, które w tym czasie mogłoby coś mierzyć. Rozwiązaniem na ten problem są stacje offline do programowania, ale to już jest dodatkowy koszt. Ponadto nierzadko należy posiadać dodatkowo płatną licencję. Trzeba być odpowiednio przeszkolonym do obsługi modułu analizy danych. Jeżeli w firmie używa się kilka programów do różnych badań to trzeba umieć posługiwać się nimi wszystkim i przełączać się między programami. Alternatywnie trzeba zajmować czas osobom dedykowanym do obsługi tych urządzeń. Jeszcze inny problem stanowi to, że wspomniane programy nie zawsze automatycznie importują dane. Programy pomiarowe zazwyczaj mają dane w pamięci. Pozostaje tylko umieć je przywołać i opracować.
Z myślą o powyższych problemach wdrażane są rozwiązania, które mają za zadanie pomóc w prawidłowym monitorowaniu procesów. Zmierzam w kierunku CAQ, czyli jakości wspomaganej komputerowo. W najprostszej postaci CAQ jest to zastosowanie informatyki we wszystkich obszarach jakości. W efekcie zarządzanie staje się łatwiejsze, bardziej zrozumiałe i transparentne. Aby tak mogło się stać, potrzebne są, tak jak już na początku wspomniałem dane o procesach, czyli zapisy. Procesy muszą zacząć opowiadać o sobie i rolą nadzorcy jest „zachęcić te procesy do mówienia”. Gromadzenie, przetwarzanie, analizowanie i interpretowanie tych zapisów powinno odbywać się w miarę możliwości w takt cyklu produkcyjnego. Stosowanie zatem ręcznych metod rejestrowania informacji, na przykład na papierowych raportach należy traktować jako przeszłość. Ten sposób pozyskiwania informacji znacznie wydłuża lub w najgorszym przypadku ogranicza możliwości zarządzania procesem. Z pomocą nadciąga digitalizacja, która jest podstawą CAQ. Cyfryzacja zapisów jest niezbędna, do dalszego komunikowania się. Po drodze można jednak napotkać na pewien problem. Mianowicie sama cyfryzacja informacji nie zapewnia tego, że ta informacja będzie łatwo przyswajalna dla każdego systemu/odbiorcy. Mam na myśli to, że istnieje wiele różnych cyfrowych formatów informacji. Nie wszystkie formaty są kompatybilne z dostępnymi na rynku systemami. Może zdarzyć się tak, że dany „odbiorca informacji”, będzie rozumiał tylko niektóre z dostępnych formatów. Cześć z nich może okazać się zupełnie niezrozumiała. Świetnym przykładem jest komunikacja międzyludzka. Człowiek, aby móc komunikować się, musi posiąść umiejętność mówienia, pisania i czytania. Czy to gwarantuje komunikację ze wszystkimi ludźmi na świecie? To porozumiewanie się będzie ograniczone do tego, w jakim języku zostaną zdobyte wspomniane umiejętności. Aby móc porozumieć się z jak największą liczbą ludzi, przykładowy bohater musi nauczyć się jednego z najbardziej powszechnych języków obcych. Analogicznie jest w przypadku maszyn i urządzeń pomiarowych. Każde z nich może „wypowiadać się” w swoim języku. Najlepiej jest doprowadzić do tego, aby wypowiedzi maszyn stały się uniwersalne. Proces integracji danych oznacza wspólny język. Efektem takich działań jest umożliwienie każdemu wręcz pracownikowi możliwości swobodnej analizy danych. Interaktywny systemy pozwalają filtrować i sortować dane, aby następnie przygotować dowolny format raportowania. Każdy kto chce, może mieć łatwy dostęp do informacji o procesach. Podobnie jak z naszymi kontami bankowymi. Do analizy naszych wpływów i wydatków nie potrzebujemy zatrudniać wyspecjalizowanych ekonomistów. Wystarczy nam dostęp do platformy internetowej, a sami najlepiej potrafimy już zarządzać naszymi finansami.
W ofercie TQMsoft znajdą Państwo propozycję narzędzi CAQ wraz możliwością uzyskania wparcia i konsultacji przy wdrażaniu tego typu rozwiązania. Zapraszamy na szkolenie:
