W związku z pandemią koronawirusa wiele firm musiało zmienić swój sposób postępowania, aby dostosować się do aktualnych potrzeb klientów. Konieczność dostosowania się dosięgła także TQMsoft i realizowane przez firmę projekty wdrożeniowe oraz konsultacyjne. Z dnia na dzień należało zmienić sposób działania, z bezpośredniej współpracy z klientami na szkoleniach i konsultacjach realizowanych w ich siedzibach, na obsługę zdalną i świadczenie usług online.
Jednym z przykładów takiego działania jest realizowana usługa konsultacji w zakresie DFMEA oraz PFMEA dla dużego międzynarodowego koncernu.
Od przeszło roku TQMsoft wspiera swoją wiedzą i doświadczeniem klienta w zakresie wdrożenia i doskonalenia dokumentacji FMEA, zarówno wyrobu (DFMEA), jak i procesu (PFMEA). Dotychczasowa współpraca odbywała się na zasadzie cyklicznych kilkudniowych spotkań, na których omawiane były szczegóły dokumentacji analizy ryzyka wyrobów klienta oraz procesów w których są wytwarzane. Na spotkaniach wypracowywane były także standardy FMEA oraz określane dalsze kierunki działania. W chwili obecnej całość współpracy w związku z brakiem możliwości bezpośrednich spotkań, realizowana jest poprzez spotkania online. Zmiana sposobu współpracy wymagała ustalenia wielu szczegółów, m.in. terminów i godzin połączeń online, sposobu komunikacji, jak i sposobu zdalnego opracowywania dokumentacji. Wszystkie te elementy zostały ustalone i w chwili obecnej możliwe jest zdalne weryfikowanie stworzonej przez klienta dokumentacji oraz efektywne opracowywanie nowych analiz ryzyka.
Opracowywanie dokumentacji FMEA jest złożonym i długotrwałym procesem, w szczególności jeśli spojrzy się na wszystkie elementy analizy ryzyka tj. szczegółową analizę wymagań wyrobu lub procesu, analizę potencjalnych wad i ich skutków, określanie przyczyn wad i sposobów ich zapobiegania oraz sposobów wykrywania wad. Oczywiście dotychczas najlepszym sposobem opracowywania dokumentacji FMEA były bezpośrednie spotkania i możliwość bezpośredniej dyskusji pomiędzy uczestnikami grupy interdyscyplinarnej.
Jednak dzięki nowoczesnym technologiom w szczególności możliwości połączeń dzięki usługom wideokonferencji (np. Skype, Zoom, GoTo Meeting, Teams) możliwe jest prowadzenie dyskusji na temat dokumentacji jak i jej opracowywanie na odległość.
Programy do komunikacji elektronicznej mają możliwość nie tylko przekazywania obrazu i głosu rozmówcy, ale także współdzielenie plików. To dzięki temu możliwe jest utworzenie pliku analizy FMEA przez jedną osobę, który to plik może być edytowany i współtworzony przez wszystkich uczestników telekonferencji. Każdy z uczestników spotkania ma bieżący podgląd omawianego dokumentu, może zabierać głos w dyskusji oraz jeśli jest taka konieczność może modyfikować dokument analizy ryzyka wyrobu lub procesu.
Taki sposób pracy jest odpowiednikiem bezpośredniego spotkania, pozwala na pracę z wielu miejsc na świecie w tym samym czasie oraz umożliwia funkcjonowania organizacji pomimo problemów zewnętrznych. Pracując zdalnie oszczędzamy czas niezbędny na podróż do miejsca spotkania, ograniczamy także koszty związane z delegacją. Dzięki współpracy online klienci mogą w efektywny sposób korzystać z wiedzy TQMsoft w zakresie analizy ryzyka FMEA, jak i nie tracić czasu czekając na możliwość bezpośredniego spotkania z konsultantem.
