Podczas budowania systemu sugestii przychodzi na myśl wiele pytań. Zastanawiamy się co zrobić, aby system był trwały, skuteczny i stosowany przez pracowników. Dobre przygotowanie przed wdrożeniem jest bardzo ważne.
Na początku przed wdrożeniem zastanawiamy się co zrobić by zachęcić do jego stosowania. Płacić za każdy pomysł? Płacić tylko za pomysły wdrożone? Dać nagrodę rzeczową? Jeśli tak, to za pomysł czy za wdrożone usprawnienie? Kogo nagradzać? Czy każdego pracownika? Czy pewna grupa zawodowa powinna zostać jednak wyłączona? Może w ogóle nie nagradzać? Dodatkowo pojawia się zagadnienie – czy powinny być spisane zasady? Regulamin? Kto i jak często powinien oceniać pomysły?
Przede wszystkim nim powołamy system zastanówmy się jaki ma być jego cel. Czy chcemy by pracownicy zaczęli dostrzegać możliwości usprawnień? Czy idziemy dużo dalej – chcemy by usprawnienia przynosiły rzeczywiste oszczędności finansowe i służyły standaryzacji oraz optymalizacji procesów? Chcemy doskonalić tylko produkcję czy patrzymy kompleksowo na całą organizację?
Zastanówmy się – celem firmy jest generowanie zysków poprzez zwiększanie udziału w rynku. By to osiągnąć musi zapewnić przede wszystkim dwie rzeczy – redukcję kosztów oraz najwyższą satysfakcję klienta. By klient był zadowolony musi otrzymać zamówiony produkt lub usługę o najwyższej jakości i w ustalonym czasie. By zapewnić jakość i terminowość firma musi wyeliminować straty i ciągle doskonalić swoje procesy.
Celem systemu sugestii będzie więc likwidacja strat i ciągłe doskonalenie procesów.
Od czego zacząć?
Wdrażając system po pierwsze ustalmy jego jasne zasady. Określmy cel systemu, kto może w nim uczestniczyć, kto będzie oceniał pomysły. Powołajmy Koła Doskonalenia i Komisję. Zbadajmy oczekiwania klienta wewnętrznego – pracownika. To pracownicy będą zgłaszać uprawnienia więc niech oni również mają możliwość przed wdrożeniem systemu powiedzieć jakie są ich oczekiwania i jak według nich system powinien funkcjonować.
Często Firmy zastanawiają się czy dać możliwość zgłaszania pomysłów wszystkim pracownikom czy też kogoś wykluczyć.
Dostrzegać problemy i usprawnienia powinien każdy pracownik. Do kreatywności ma prawo każdy z nas. Wykluczając niektóre grupy zawodowe, przykładowo inżyniera procesu, pracownika jakości, konstruktora czy przedstawiciela IT nie budujemy wartości, którą niewątpliwie jest praca zespołowa i rozwój. Oczywiście są grupy zawodowe, które doskonalenie mają wprost wpisane w swoje stanowiska. Nie wykluczajmy ich jednak z systemu sugestii, wprowadźmy zapis, regulujący postępowanie w takich przypadkach. Co tutaj możemy zrobić? Dobrym pomysłem okazuje się ocena innowacyjności sugestii. Jeśli pomysł został zgłoszony przez pracownika, który ma doskonalenie wpisane w kartę pracy stanowiska (opis stanowiska) to wówczas możemy oceniać zgłoszoną przez niego sugestię niżej niż gdyby tą samą sugestię zgłosił pracownik z produkcji. Warunkiem jest jednak zamieszczenie takiego zapisu w Regulaminie oraz ocena pomysłu zarówno przez przełożonego pracownika jak również przez zespół – Koło Doskonalenia.
Ważne jest więc ustalenie jasnych kryteriów i zasad zgłaszania i oceniania. Doprecyzujmy gdzie i w jakiej formie należy zgłosić pomysł. Opiszmy czy pomysł może być zgłoszony tylko przez jedną osobę czy też może go zgłosić zespół. Określmy i zmapujmy proces postępowania ze zgłoszonym pomysłem oraz proces dawania pracownikowi informacji zwrotnej o statusie realizacji zgłoszonego przez niego usprawnienia.
W Regulaminie określmy również zasady nagradzania. Dobrą praktyką jest zwykle nagradzanie tylko i wyłącznie pomysłów wdrożonych. Nagradzanie każdego pomysłu może spowodować wiele negatywnych konsekwencji począwszy od pomysłów, które się wzajemnie wykluczają po nagradzanie za pomysły, które nigdy nie wejdą w życie a tym samym nie przyczynią się do usprawnienia procesów i ograniczenia tym samym kosztów wytwarzania. Jeśli zdecydujemy, że nagradzamy projekty wdrożone to również należy to dokładnie opisać w Regulaminie. Kryteria oceny muszą być jasne. Komisja, która będzie oceniać musi po pierwsze dysponować niezbędną wiedzą o procesach w organizacji (dobrze gdy znajdą się w niej reprezentanci różnych procesów), po drugie musi mieć prawo do podejmowania samodzielnych decyzji w zakresie przyznawania nagród.
Teraz czas na kolejny krok – komunikację i promocję systemu.
Wydaliśmy Regulamin, wywiesiliśmy plakaty, postawiliśmy skrzyneczki na pomysły lub zrobiliśmy skrzynkę elektroniczną, rozesłaliśmy komunikację mailową. Czekamy i…nic się nie dzieje.Coś poszło nie tak.
By system zaczął działać ludzie muszą go po pierwsze poznać a po drugie zrozumieć. Samo wywieszenie plakatów i postawienie skrzyneczek / wdrożenie elektronicznego systemu zdecydowanie nie zadziała. Akcja promocyjna musi być zdecydowanie bardziej intensywna.
Zróbmy krótkie szkolenia. Tylko nie na sali szkoleniowej! Szkolimy w naturalnym środowisku pracowników. Idziemy więc do Gemba. Potrzebujemy zakomunikować pracownikom dlaczego wdrażamy system, jaki jest jego cel, jakie będą jego korzyści – dla pracowników i dla Firmy, co się będzie działo ze zgłoszonym pomysłem. Jeśli system budowaliśmy z pracownikami działania promocyjne będą przebiegać zdecydowanie łatwiej niż gdy system jest narzucony.
Dużo zależy w tym momencie od kultury i świadomości biznesowej organizacji. Jeśli jesteśmy na samym początku wdrażania lean, jeśli jeszcze do niedawna problemy zamiatało się pod dywan, szukało się winnych a propozycje zmian mogły wychodzić tylko od najwyższego kierownictwa - musisz zacząć od zmiany kultury i mentalności począwszy od najwyższego kierownictwa w dół organizacji.
Proces budowania kultury, proces zarządzania poprzez wartości nie zadzieje się z dnia na dzień – wymaga czasu, zaangażowania i potwierdzania słów czynami.
By system zadziałał potrzeba w tej sytuacji wsparcia najwyższego kierownictwa. Tylko nie zrób błędu – dawanie celu: „minimum jedna sugestia na miesiąc zgłoszona przez każdego pracownika” lub „pomysł ma przynieść minimum 5 tysięcy złotych oszczędności”, nie buduje zespołu, powoduje jedynie zgłaszanie na siłę. A co za tym idzie pomysły będą słabe.
Zrób inaczej – bądź z ludźmi. Pytaj o sposób realizacji procesów, pytaj dlaczego wykonują zadania w dany sposób. Buduj zaufanie. Rozmawiaj o problemach i pomysłach. Pomóż we wdrożeniu. Zapytasz – ale kto to ma robić? Jeśli masz Zespół Lean – to może być ich rola. Jeśli nie masz Zespołu Lean – to może robić inżynier procesu lub przedstawiciel jakości. Jeśli organizacja jest dojrzała kulturowo – to będzie rolą każdego Mistrza/ Brygadzisty.
Wprowadź zasadę – każdy pracownik, który zgłosił pomysł ma dostać informację zwrotną co się dzieje z jego sugestią. Określ czas po jakim pracownik otrzyma tą informację zwrotną oraz w jaki sposób ta informacja ma być przekazana. Jeśli pomysł jest odrzucony uzasadnij dlaczego. Jeśli pomysł w danym momencie jest wstrzymany również uzasadnij dlaczego.
Promuj i pokazuj tych, którzy zgłaszają pomysły. Poinformuj organizację przede wszystkim o tych, którzy zgłosili pomysły, które zostały wdrożone i przyniosły oszczędności dla organizacji. Zrób tablicę pokazującą stan przed i po. Napisz artykuł do gazetki zakładowej. Zorganizuj spotkanie z Zarządem Firmy – wręcz nagrodzonym osobom nagrody, certyfikaty – uznanie i docenienie jest bardzo ważne. Zrób zdjęcia i powieś je na tablicy na hali produkcyjne. Chwal i doceniaj.
Współautorka artykuła - trenerka Olimpia Niziołek.
Powiązane szkolenia:
