Ustawienia dostępności
Zwiększ wysokość linii
Zwiększ odległość między literami
Wyłącz animacje
Przewodnik czytania
Czytnik
Większy kursor
5S-B

Organizacja pracy w obszarach administracyjnych i biurowych -warsztaty

Narzędzia zarządzania

Cele szkolenia

  • Efektywna organizacja pracy w procesach administracyjnych i biurowych.
  • Dobrze zorganizowane, wysokiej jakości i wydajne stanowiska pracy.
  • Nabycie umiejętności wdrożernia „Pięciu Filarów 5S” jako początku w procesie rozwoju działań doskonalących, którego celem jest osiągnięcie przez organizację statusu firmy klasy WCM (Word Class Manufacturing).
  • Poznanie zasad wdrażania 5S poprzez uczestnictwo w symulacji – ocenie stanu obecnego oraz wdrażaniu zasad 5 S na przykładzie biurowym.

Symbol szkolenia

5S-B

Terminy i miejsce

Szacunkowy udział części praktycznej: 35%

Czas trwania: 2 dni po 6 godz.

Program i ćwiczenia

?1. Ogólne założenie Lean Management – geneza, pionierzy:
  • Podstawowe narzędzia lean – od czego zacząć wdrażając lean?
  • 7 strat +1.
2. Ogólne zasady systemu 5S:
  • Podstawowe definicje.
  • Filary 5S.
  • Założenia filozofii 5S.
  • Zasady wdrażania.
  • Audyt 5S - ćwiczenie - przeprowadzenie oceny stanu obecnego na podstawie checklisty.
3. Procedura wdrożenia systemu 5S w obszarze biurowym:
  • Wybór obszaru pilotażowego, wizyta w gemba, przegląd stanu obecnego.
  • Szkolenia.
  • Wdrożenie poszczególnych filarów 5S w obszarze pilotażowym.
  • Rozprzestrzenienie programu 5S na wszystkie obszary administracyjne. 
4. Filar 1 - Sortowanie:
  • Definicja, istota i znaczenie sortowania.
  • Etapy strategii czerwonej kartki.
  • Kwarantanna przedmiotów oznaczonych czerwoną kartką.
  • Ćwiczenie – „sortowanie w biurze”.
5. Filar 2 - Systematyka:
  • Definicja, istota i znaczenie systematyki.
  • Systematyka jako podstawa standaryzacji.
  • Zasady postępowania.
  • Wizualizacja.
  • Ćwiczenie – „systematyka i wizualizacja w biurze”.
6. Filar 3 - Sprzątanie:
  • Definicja, istota i znaczenie sprzątania.
  • Sprzątanie – przegląd.
  • Standard sprzątania i przeglądów.
  • Ćwiczenie – „sprzątamy biuro”.
7. Filar 4 - Standaryzacja:
  • Definicja, istota i znaczenie standaryzacji.
  • Narzędzia i metody stosowane w filarze "standaryzacja". 
  • Ćwiczenie – „ustalamy standardy, wizualizujemy”.
8. Filar 5 - Samodyscyplina:
  • Definicja, istota i znaczenie samodyscypliny.
  • Jak stworzyć warunki do utrzymania osiągniętych wyników.

9. TPM w biurze:

  • Cele i korzyści. struktura i hierarchia TPM dla procesów administracyjnych.
  • Wdrażanie projektu i techniki wspierające.
  • Wartość dodana i straty w funkcjonowaniu w procesach transakcyjnych i biurowych.
  • Doskonalenie procesów administracyjnych, wskaźniki kontrolne.
  • Klient wewnętrzny i klient zewnętrzny dla administracji.
  • Organizacja środowiska pracy i potrzeba zmian, standaryzacja pracy.
  • Zarządzanie informacją i dokumentacją, komunikacja wewnętrzna, organizacja archiwum.
  • Wizualizacja i zarządzanie wizualne w biurze. 

10. Metody rozwiązywania problemów.


Ćwiczenia:
  • Analiza zdjęć i określenie co jest do poprawy.
  • Praca w grupach - tworzenie check listy do przeglądów 5S.
  • Weryfikacja stanu obecnego przy pomocy check listy (trener będzie miał przykładową, ale uczestnicy będą tworzyć swoje).
  • Ustalenie planu selekcji - dyskusja w grupie.
  • "Ubranie" działań 5 S w projekt".
  • Systematyka - praca w grupach, wypracowanie pierwszych standardów i zasad - co zostaje, gdzie ma leżeć, projektowanie standardu opisu segregatorów, standardu nazewnictwa i numeracji dokumentacji, plików, folderów, standardu podpisów e-mail, czcionki, kolorów, standardy wizualne - tablice, opisy pomieszczeń, szafek, półek itp. Opracujemy zasady kanban dla materiałow biurowych.
  • Sprzątanie - symulacja biura, wykorzystamy to co zostało wcześniej ustalone. Następnie wdrożenie standardów.?

Korzyści dla uczestnika

Uczestnik nauczy się :

  • Ocenić stan obecny pod kątem spełnienia kryteriów 5S w obszarze administracyjnym.
  • Ustalać zasady sprzątania oraz standardy wizualne i zapisywania plików na dyskach.
  • Zaprojektować stan przyszły – docelowy.
  • Ustalić zasady i plan wdrożenia. 

Uczestnik dowie się:

  • Jak wyglądają poszczególne etapy wdrożenia systemu 5S w obszarach administracyjnych.
  • Jakie narzędzia wybrać i kiedy zastosować przy poszczególnych filarach 5S.
  • Jak stworzyć warunki do podtrzymania i rozwijania osiągniętych wyników.
  • Jak zwiększyć produktywność przez odpowiednią organizację stanowisk administracyjnych konieczności wysokich nakładów finansowych.
  • Jak poprawić komunikację w biurze.

Metodyka

W przypadku szkolenia zamkniętego będziemy pracowali w obszarze pilotażowym wybranym przez klienta. Będziemy analizować stan obecny i przechodzić wspólnie przez wszystkie kroki 5 S. Po fazie sortowania, systematyki (tu ustalamy miejsca docelowe przedmiotów) i sprzątania ustalimy standardy wizualne, standardy zapisywania plików na dyskach, dopuszczalną ilość i usytuowanie ikon na pulpicie itp.

Adresaci

  • pracownicy biurowi i ich bezpośreni przełożeni,
  • kierownictwo,
  • osoby zajmujące się procesami ciągłego doskonalenia.

Dodatkowe informacje

Cena szkolenia obejmuje:

  • udział w szkoleniu, 
  • materiały w formie papierowej, segregator, notatnik, długopis,
  • bezpłatny dostęp do elektronicznych materiałów szkoleniowych w systemie Biblioteka TQMsoft,
  • certyfikat uczestnictwa w szkoleniu,
  • możliwość bezpłatnych 3-miesięcznych konsultacji po szkoleniu, które realizowane są poprzez Panel Konsultacyjny,
  • obiady, przerwy kawowe oraz słodki poczęstunek

Dokumenty do pobrania

Potrzebujesz pomocy?

Szkolenia otwarte

Dorota Dzioba

Dorota Dzioba

Starszy Specjalista ds. Realizacji Szkoleń i Konsultacji

Klaudia Kulka

Klaudia Kulka

Młodszy Specjalista ds. Realizacji Szkoleń i Konsultacji

Szkolenia zamknięte

Małgorzata Jakubiak

Małgorzata Jakubiak

Kierownik Działu Szkoleń i Konsultacji

Sylwia Smuga

Sylwia Smuga

Menadżer Projektów Szkoleniowych i Konsultacyjnych