Organizacja pracy w obszarach administracyjnych i biurowych -warsztaty

?1. Ogólne założenie Lean Management – geneza, pionierzy:

• Podstawowe narzędzia lean – od czego zacząć wdrażając lean?
• 7 strat +1.

2. Ogólne zasady systemu 5S:

• Podstawowe definicje.
• Filary 5S.
• Założenia filozofii 5S.
• Zasady wdrażania.
• Audyt 5S – ćwiczenie – przeprowadzenie oceny stanu obecnego na podstawie checklisty.

3. Procedura wdrożenia systemu 5S w obszarze biurowym:

• Wybór obszaru pilotażowego, wizyta w gemba, przegląd stanu obecnego.
• Szkolenia.
• Wdrożenie poszczególnych filarów 5S w obszarze pilotażowym.
• Rozprzestrzenienie programu 5S na wszystkie obszary administracyjne.

4. Filar 1 – Sortowanie:

• Definicja, istota i znaczenie sortowania.
• Etapy strategii czerwonej kartki.
• Kwarantanna przedmiotów oznaczonych czerwoną kartką.
• Ćwiczenie – „sortowanie w biurze”.

5. Filar 2 – Systematyka:

• Definicja, istota i znaczenie systematyki.
• Systematyka jako podstawa standaryzacji.
• Zasady postępowania.
• Wizualizacja.
• Ćwiczenie – „systematyka i wizualizacja w biurze”.

6. Filar 3 – Sprzątanie:

• Definicja, istota i znaczenie sprzątania.
• Sprzątanie – przegląd.
• Standard sprzątania i przeglądów.
• Ćwiczenie – „sprzątamy biuro”.

7. Filar 4 – Standaryzacja:

• Definicja, istota i znaczenie standaryzacji.
• Narzędzia i metody stosowane w filarze „standaryzacja”.
• Ćwiczenie – „ustalamy standardy, wizualizujemy”.

8. Filar 5 – Samodyscyplina:

• Definicja, istota i znaczenie samodyscypliny.
• Jak stworzyć warunki do utrzymania osiągniętych wyników.

9. TPM w biurze:

• Cele i korzyści. struktura i hierarchia TPM dla procesów administracyjnych.
• Wdrażanie projektu i techniki wspierające.
• Wartość dodana i straty w funkcjonowaniu w procesach transakcyjnych i biurowych.
• Doskonalenie procesów administracyjnych, wskaźniki kontrolne.
• Klient wewnętrzny i klient zewnętrzny dla administracji.
• Organizacja środowiska pracy i potrzeba zmian, standaryzacja pracy.
• Zarządzanie informacją i dokumentacją, komunikacja wewnętrzna, organizacja archiwum.
• Wizualizacja i zarządzanie wizualne w biurze.

10. Metody rozwiązywania problemów.

Ćwiczenia:

• Analiza zdjęć i określenie co jest do poprawy.
• Praca w grupach – tworzenie check listy do przeglądów 5S.
• Weryfikacja stanu obecnego przy pomocy check listy (trener będzie miał przykładową, ale uczestnicy będą tworzyć swoje).
• Ustalenie planu selekcji – dyskusja w grupie.
• „Ubranie” działań 5 S w projekt”.
• Systematyka – praca w grupach, wypracowanie pierwszych standardów i zasad – co zostaje, gdzie ma leżeć, projektowanie standardu opisu segregatorów, standardu nazewnictwa i numeracji dokumentacji, plików, folderów, standardu podpisów e-mail, czcionki, kolorów, standardy wizualne – tablice, opisy pomieszczeń, szafek, półek itp. Opracujemy zasady kanban dla materiałow biurowych.
• Sprzątanie – symulacja biura, wykorzystamy to co zostało wcześniej ustalone. Następnie wdrożenie standardów.?

W przypadku szkolenia zamkniętego będziemy pracowali w obszarze pilotażowym wybranym przez klienta. Będziemy analizować stan obecny i przechodzić wspólnie przez wszystkie kroki 5 S. Po fazie sortowania, systematyki (tu ustalamy miejsca docelowe przedmiotów) i sprzątania ustalimy standardy wizualne, standardy zapisywania plików na dyskach, dopuszczalną ilość i usytuowanie ikon na pulpicie itp.

Cena szkolenia obejmuje:

• udział w szkoleniu,
• materiały w formie papierowej, segregator, notatnik, długopis,
• bezpłatny dostęp do elektronicznych materiałów szkoleniowych w systemie Biblioteka TQMsoft,
• certyfikat uczestnictwa w szkoleniu,
• możliwość bezpłatnych 3-miesięcznych konsultacji po szkoleniu, które realizowane są poprzez Panel Konsultacyjny,
• obiady, przerwy kawowe oraz słodki poczęstunek