Komputer Moja Wizytówka – 5S na komputerze

Komputer Moja Wizytówka – 5S na komputerze

Popularne narzędzie Ciągłego Doskonalenia zazwyczaj wprowadza się na stanowiskach pracy lub biurach, ograniczając się do fizycznej przestrzeni gdzie w prosty sposób można zaobserwować zmiany. Metoda 5S bardzo dobrze sprawdza się również w IT. Poniżej zaproponuję Państwu krótki, przykładowy przewodnik, który może wspomóc w wdrożeniu 5S na dyskach / dyskach sieciowych. Przed rozpoczęciem działań 5S upewnij się, że masz włączoną  funkcję Backup’u. Umożliwi to powrót do stanu poprzedniego w przepadku niekontrolowanego lub pochopnego pozbycia się elementów.

Selekcja:

  • Pracę zacznij od usunięcia wszystkich niepotrzebnych ikon, folderów oraz plików ze swojego pulpitu (Wygląd pulpitu świadczy o Tobie).
  • Przejrzyj wszystkie pliki oraz foldery i odpowiedz na pytanie do czego jest Ci potrzebny dany zasób?...jeśli nie wiesz to:

- Przekaż / prześlij osobie, która może potrzebować danego pliku/folderu;

- usuń plik/ folder;

- Jeśli jest to istotny dokument, dokonaj archiwizacji we właściwym miejscu.

Wskazówka: Przy sortowaniu plików zacznij od plików najstarszych (przesortuj po dacie utworzenia).

  • Rozważ usunięcie lub archiwizację poczty e-mail starszej niż np. 3 lata… lub dokonaj archiwizacji np. na dyskach zewnętrznych. Archiwizuj pocztę regularnie.

Systematyka oraz Standaryzacja

  • Dane firmowe przechowuj na dyskach sieciowych (zazwyczaj są one chronione
    i backup’owane w określonych odstępach czasu;
  • Dane prywatne przechowuj na dysku twardym lub na dyskach sieciowych osobistych (jeśli takie są utworzone) – z zastrzeżeniem, że są one przechowywane zgodnie
    z prawem.
  • Utrzymuj pliki i foldery w wyznaczonych miejscach – na dyskach sieciowych lub na własnym komputerze.
  • Stwórz odpowiednią strukturę folderów. Struktura ta będzie zależna od specyfiki Organizacji. Np.
    • Sprawy bieżące – W folderze umieszczaj wszystkie pliki, które wymagają działania
      w niedalekiej przyszłości;
    • Projekty – W tym folderze organizuj wszystkie pliki, które związane
      są z realizacją specyficznych projektów;
    • Archiwum – umieszczaj tam wszystkie pliki / foldery, nad którymi już nie pracujesz, jednak z istotnych względów powinny być one zarchiwizowane.
    • Foldery tematyczne – w nich umieszczaj zorganizowane w odpowiedni sposób pliki / podfoldery. Np. Reklamacje, Zdjęcia, Filmy, Produkcja, Jakość, itp.
  • Wprowadź standard nazewnictwa folderów i plików, np.
    • Katalogi główne nazywaj zgodnie z ustaloną konwencją:

XX-NAZWA_KATALOGU

gdzie: XX – liczba porządkowa katalogu – np. 01, 02, 03

NAZWA_KATALOGU – nazwa katalogu głównego – np. REKLAMACJE, PERSONEL, SYSTEM_SAP, itp.

lub zgodnie z inną zatwierdzoną konwencją (np. opisaną w procedurach firmowych);

  • W nazwach plików i folderów nie używaj polskich znaków;
  • Zamiast spacji używaj separatora „ _ ”;
  • Przy nazywaniu plików i folderów stosuj litery i cyfry. Unikaj znaków specjalnych (jeśli zasadne).
  • Jeśli używasz daty przy nazewnictwie plików / folderów korzystaj z formatu daty RRRRMMDD – gdzie: RRRR – rok; MM – miesiąc, DD – dzień.

Datę umieszczaj na początku pliku / folderu - ułatwi to filtrowanie / wyszukiwanie plików po dacie.

  • Nazwa pliku powinna być zrozumiał. Całość ścieżki nie powinna przekraczać 260 znaków (przykład ścieżki C:\Program Files\nazwa_pliku.txt).

Ścieżka o długości powyżej 260 znaków może powodować błędy przy kopiowaniu oraz w procesie odzyskiwania plików / folderów).

Przy nazywaniu plików i folderów stosuj litery i cyfry. Unikaj znaków specjalnych.

  • Chroń swój komputer zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa.
  • Nie pozostawiaj komputera bez nadzoru.
  • Chroń swoje hasła dostępowe.
  • Gdy oddalasz się od komputera zablokuj komputer za pomocą skrótu < >+<L> lub Zablokuj w menu Start lub <Ctrl>+<Alt>+<Delete>.

Sprzątanie

Sprzątaj regularnie w zakresie:

  • Czyszczenia monitora, tak aby był wolny od kurzu i innych zanieczyszczeń – stosuj do tego dedykowane środki czystości.
  • Czyszczenie klawiatury, tak aby była wolna od kurzu i innych zanieczyszczeń – stosuj dedykowane środki czystości oraz sprężone powietrze do przedmuchania przestrzeni między klawiszami. Do czyszczenia nie używaj wody.
  • Jeśli zaobserwujesz niepokojące sytuacje (np. przetarte kable, zapach spalenizny, wibracje, zmieniony odgłos pracy komputera) – poinformuj o tym pracownika Działu IT.
  • Systematycznie przeprowadzaj archiwizację poczty oraz innej dokumentacji. Korzystaj z narzędzia porządkującego Oczyszczanie dysku lub innego dedykowanego oprogramowania.

Samodyscyplina

  • Zdefiniuj czas, w którym będzie systematycznie przeprowadzał powyższe 4 kroki
  • Weryfikuj poprawność działania systemu – włącz zakres 5S na komputerze do zakładowego programu 5S.
  • Wprowadzaj usprawnienia do 5S na Twoim komputerze.

 

POLECANE SZKOLENIA