Bezpieczeństwo i komfortowe warunki pracy wpływają bezpośrednio na wyniki przedsiębiorstwa. W marcu 2018 roku wydana została norma ISO 45001 „Systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wymagania i wytyczne stosowania”, która to jest pierwsza norma dotycząca systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy wydana przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO). Norma ISO 45001 zastąpiła wcześniej stosowaną normę wydaną przez BSI – BS OHSAS 18001:2007, która była szeroko stosowana w związku z brakiem takiej normy wydanej przez ISO.
Norma ISO 45001:2018 jest brakującym elementem w zakresie zintegrowanych systemów zarządzania jakością, środowiskiem i BHP opartych o wymagania ISO. Uzupełnienia ona lukę jaka powstała po aktualizacji w 2015 roku innych popularnych norm: ISO 9001 oraz ISO 14001. Nowa norma systemu zarządzania BHP zbudowana jest na tych samych zasadach co pozostałe normy ISO i może być łatwo wdrożona i zintegrowana z innymi normami systemów zarządzania.
ISO 45001 zbudowane jest na strukturze High Level Structure (HLS), która to usystematyzowała strukturę wszystkich norm systemów zarządzania oraz ułatwiła pracę z nimi poprzez:
- ujednolicenie struktury normy: identyczne rozdziały, identyczne punkty normy, identyczne paragrafy,
- ujednolicony tekst dla takich samych wymagań w różnych normach,
- identyczne nazewnictwo dla takich samych wymagań,
- identyczna terminologia i definicje.
Dzięki temu organizacje, które mają już wdrożony system zarządzania jakością i/lub system zarządzania środowiskowego, bez problemów odnajdą się w strukturze normy i wymaganiach dotyczących obszaru BHP. Dokumentacja wdrożona pod kątem jakości lub środowiska będzie wymagała tylko niewielkiej modyfikacji pod kątem wymagań związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy.
W ramach normy ISO 45001:2018 wymagane są te same udokumentowane informacje, jakie wymagane są w ISO 9001:2015 oraz ISO 14001:2015. W systemie zarządzania BHP muszą się obowiązkowo znaleźć Polityka BHP oraz Cele BHP. Muszą one spełnić specyficzne wymagania określone w normie, a przy ich ustalaniu muszą brać udział pracownicy organizacji. Udokumentowany musi być także zakres systemu zarządzania BHP, tj. napisane musi być jakie elementy organizacji objęte zostały systemem zarządzania BHP. W normie ISO 45001:2018 nie ma obowiązku posiadania procedur wewnętrznych, co było wcześniej wymagane w OHSAS 18001:2007. Brak obowiązku opracowania procedur wynika z tego, że system zarządzania BHP może być wdrożony przez organizację o różnej wielkości, a w małych firmach bardzo często nie są potrzebne żadne procedury. Jeżeli jednak organizacja dojdzie do wniosku, że potrzebuje jakieś procedury to może je opracować i wdrożyć jako elementy niezbędne do sprawnego funkcjonowania systemu zarządzania BHP.
Poza ogólnymi dokumentami systemowymi (polityka BHP, cele BHP, zakres systemu) organizacja chcąca spełnić wymagania ISO 45001:2018 musi także opracować szereg dokumentacji analogicznych do tych wymaganych przez systemu zarządzania jakością lub środowiskiem. Należy zidentyfikować czynniki wewnętrzne i zewnętrzne oraz strony zainteresowane i ich wymagania, które mogą wpływać na funkcjonowanie systemu. Oznacza to, że należy opracować kontekst organizacji, który wskaże jakie elementy mogą pomóc, a jakie będą przeszkadzać podczas wdrażania systemu zarządzania BHP. Organizacje muszą także opracować szereg dokumentów związanych z oceną ryzyka i szans dotyczących samego systemu zarządzania, jak i systemu pracy w zakładzie. Należy zidentyfikować je na podstawie stwierdzonych czynników wewnętrznych i zewnętrznych, jak i wymagań stron zainteresowanych. Opracować trzeba także dokumentację oceny ryzyka zawodowego, która pokazywać będzie ryzyka i szanse na różnych stanowiskach pracy w organizacji.
Jakie są wymagania?
Każda organizacja chcąca posiadać system zarządzania BHP musi zidentyfikować i spełnić wszystkie wymagania jakie jej dotyczą. Należy określić jakie warunki prawne spełnić musi organizacja w odniesieniu do posiadanych procesów technologicznych, infrastruktury, ludzi i innych elementów w niej występujących. Zidentyfikowane wymagania prawne mogą dotyczyć poziomu lokalnego, krajowego lub międzynarodowego w zależności lokalizacji, jak i realizowanych działań. Poza warunkami prawnymi należy zidentyfikować także wszystkie inne wymagania, jakie nakładane są na organizację przez np. grupy kapitałowe, organizacje lokalne, dostawców, klientów.
Jaka jest rola pracowników?
Pracownicy organizacji są bardzo ważnym elementem systemu zarządzania BHP zgodnego z ISO 45001. Muszą brać oni czynny udział w tworzeniu i funkcjonowaniu systemu poprzez konsultacje lub udział przy tworzenie m.in. polityki BHP, celów BHP, oceny ryzyka i szans, określania wskaźników monitorowania systemu. Wszyscy pracownicy zaangażowani w obszar BHP muszą mieć określone role i odpowiedzialności oraz muszą posiadać odpowiedni poziom kompetencji wymagany przez organizację. Każdy z pracowników powinien być także świadomy swojego zaangażowania w obszar BHP, jak i powinien być zapoznany z dokumentacją systemową. Pracownicy nie muszą jej znać, lecz muszą wiedzieć, gdzie się ona znajduje oraz muszą umieć ją zinterpretować oraz stosować.
Jaka jest rola organizacji?
Zgodnie z wymaganiami normy ISO 45001 realizując jakiekolwiek działania, organizacja musi brać pod uwagę kwestie BHP. Tak więc wdrażając nowe procesy technologiczne, kupując nowe maszyny lub wyposażenie trzeba je tak dobierać i konstruować, aby były one bezpieczne i nie tworzyły zagrożeń dla osób pracujących pod nadzorem organizacji. Dokonując jakichkolwiek zmian w organizacji trzeba też sprawdzić w jaki sposób wpłyną na kwestie bezpieczeństwa. Działania zmierzające do redukcji zagrożeń w organizacji powinny być jej priorytetem, gdyż bezpieczeństwo pracowników jest najważniejszym elementem systemu zarządzania BHP.
Sytuacje awaryjne
Bardzo ważnym elementem, który ma zapewnić bezpieczeństwo jest gotowość organizacji do działania w przypadku wystąpienia sytuacji awaryjnych. Organizacja musi zidentyfikować wszystkie możliwe sytuacje awaryjne jakie mogą wystąpić na jej terenie, tj. np. pożar, awarie instalacji technologicznych, wypadek przy pracy. Po zidentyfikowaniu należy określić szczegółowy sposób postępowania, z którym zapoznani muszą być wszyscy pracownicy organizacji. Poza określeniem jak należy się zachowywać, norma ISO 45001 wymaga przeprowadzenia testu postępowania w sytuacji awaryjnej. Jest to wymagane dla wszystkich sytuacji awaryjnych, nie tylko w przypadku pożaru, co jest wymagane przez polskie prawo jako próbna ewakuacja. Należy sprawdzić, jak pracownicy postąpią w przypadku zaistnienia zagrożenia życia i zdrowia, co ma na celu wypracowanie ich rutynowego postępowania, co umożliwi lepsze przygotowanie w chwili rzeczywistej sytuacji kryzysowej. Organizacja musi wyciągać wnioski z próbnych alarmów i jeżeli to konieczne podejmować działania mające na celu zmianę zasad postępowania, jak i szkolenie pracowników, jeżeli to konieczne.
Monitorowanie systemu
Tak jak pozostałe systemy zarządzania opracowane przez ISO, tak i system zgodny z ISO 45001:2018 musi być monitorowany pod kątem jego zgodności z wymaganiami normy i wymaganiami własnymi organizacji. Należy wdrożyć szereg wskaźników, które będą pokazywały, jak funkcjonuje system. Poza monitorowaniem systemu przy pomocy wskaźników, należy planować i przeprowadzać audity systemu. Audity systemu muszą być realizowane przez bezstronnych i niezależnych auditorów, którzy potwierdzą, że system spełnia wszystkie wymagania. Wszystkie te informacje mają być zweryfikowane przez najwyższe kierownictwo i na ich podstawie należy podjąć decyzję co do dalszego rozwoju systemu zarządzania BHP.
Zgodnie z wymaganiami normy ISO 45001 organizacja musi także podejmować działania korygujące w przypadku stwierdzenia niezgodności jak i wypadku, który miał miejsce w organizacji. W pierwszej kolejności należy zająć się konsekwencjami niezgodności lub wypadku, a dopiero później określić jaka jest jej przyczyna. Po określeniu przyczyny niezgodności lub wypadku należy wdrożyć odpowiednie działania i zweryfikować ich skuteczność. Jeśli wdrożone działania przyniosły założone efekty należy się zastanowić nad ich wdrożeniem w innych obszarach organizacji, jeżeli jest to możliwe.
Czy warto wdrożyć i dlaczego?
Firmy, które posiadały System Zarządzania BHP zgodny z OHSAS 18001 nie miały wyjścia i musiały przejść na normę ISO 45001:2018. Jednak wdrożenie tej normy zalecane jest wszystkim organizacjom, które chcą potwierdzić, że ich firmy dbają o bezpieczeństwo i higienę pracy oraz są świadome swojej odpowiedzialności w tym zakresie. Chcąc wdrożyć system zarządzania BHP zgodny z ISO 45001:2018, należy spełnić szereg wymagań w niej określony. Będzie to o wiele łatwiejsze, jeżeli ma się już wdrożony system zarządzania jakością lub środowiskiem, gdyż bardzo duża część wymagań jest spójna z pozostałymi normami.
