Zarządzanie łańcuchem dostaw i komunikacja

Środowisko biznesowe, w którym funkcjonują dziś przedsiębiorstwa i organizacje, cechuje się wysokim stopniem nieprzewidywalności. Dynamika zmian, z którymi mierzą się menedżerowie, ich tempo i złożoność – pochodne postępującego procesu globalizacji – wymuszają poszukiwanie nowych i ulepszanie już funkcjonujących sposobów zarządzania. Stałe pozostaje dążenie do stworzenia lub utrzymania posiadanej przewagi konkurencyjnej oraz utrzymania i pozyskania klientów poprzez zapewnienie odpowiedniego poziomu ich obsługi. W powyższych procesach niezmiernie istotną rolę – obok naturalnie marketingu/sprzedaży i produkcji – odgrywa efektywne zarządzanie łańcuchem dostaw oraz skuteczna komunikacja.

Inwestycja

Zarówno pierwsze, jak i drugie, wciąż nierzadko znajdują się poza centrum zainteresowania wielu organizacji. Inwestycje w środki trwałe, park maszynowy, lokalna optymalizacja (bez przełożenia na wynik globalny) czy wdrażanie dużej ilości nowych KPI (nie zawsze właściwie dopasowanych do rzeczywistych potrzeb), często zajmują uwagę kadry zarządzającej w dużo większym stopniu. Naturalnie wszystkie wymienione powyżej kwestie są niezmiernie istotne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa czy organizacji, muszą jednak zostać właściwie wykorzystane. Bez kompetentnej kadry dbającej o sprawne funkcjonowanie w łańcuchu dostaw – specjalistów, odpowiedzialnych za planowanie produkcji, zaopatrzenie, gospodarkę magazynową i organizację transportu – wielkie projekty i kosztowne inwestycje mogę okazać się fiaskiem.

Brexit i koronawirus

Ubiegły rok był kolejnym, który potwierdził tę tezę. Widmo Brexitu w Europie, wojna handlowa pomiędzy Stanami Zjednoczonymi a Chinami, katastrofy naturalne sprawiły, że temat stabilności i bezpieczeństwa łańcucha dostaw znalazł się wysoko na listach priorytetów szeregu organizacji. Zgodnie z tą samą zasadą, według której zwykle się go pomija, dopóki nie ma problemów. W 2020 roku sprawił to koronawirus COVID-19, który najpierw uderzył w gospodarkę Państwa Środka, głównego europejskiego dostawcę, a następnie w sam Stary Kontynent.

W świetle powyższego zasadne jest przyjrzenie się procesom planowania na poszczególnych szczeblach zarządzania organizacji: strategicznym, taktycznym i operacyjnym, uwzględniając znaczenie kompetencji i elastyczności menedżerów, wdrożonych strategii jak i procesów, będących ich integralną częścią.

Elastyczność organizacji

Z punktu widzenia łańcucha dostaw na szczeblu strategicznym najistotniejsze jest określenie dwóch kwestii. Pierwsza to odpowiedź na pytanie, na ile elastyczna ma być organizacja w kontekście nakreślonych celów i czy faktycznie ten aspekt został uwzględniony. Druga to istnienie (lub jego brak) strategii zakupowej, określającej cele i pozwalającej menedżerom podejmować decyzje na wszystkich poziomach organizacji – strategicznym, taktycznym i operacyjnym. Czy poza naturalnym kryterium cenowym (redukcja kosztów), istnieją też inne: zarządzanie ryzykiem, skrócenie łańcucha dostaw, jakość i warunki dostaw, dywersyfikacja źródeł, standaryzacja produktów? Jaka jest pozycja i struktura jednostek realizujących zadania związane z łańcuchem dostaw w organizacji?

Na poziomie taktycznego i operacyjnego zarządzania organizacji istotne jest zweryfikowanie, czy:

1. kompetencje jednostek odpowiedzialnych za łańcuch dostaw (planowanie i zakupy), rozumiane jako ich siła sprawcza, są adekwatne do stawianych celów,
2. czy zapewniono odpowiednie zasoby dla realizacji zadań oraz
3. na ile rzetelne są dane, na podstawie których podejmuje się decyzje.

Kompetencje zespołu

Kompetencje (siła sprawcza) jednostek rozumianych jako działy planowania i zakupów (w zależności od struktury organizacji funkcjonujących razem lub oddzielnie) rozumiane są jako zdolność do realizacji powierzonych zadań oraz egzekwowania i rozliczania zleconych działań na podległych obszarach. W przypadku jednostek odpowiedzialnych za zakupy oznacza to umiejętność efektywnego zarządzania dostawcami i dostawami (terminowość, kompletność, jakość) dla utrzymania ciągłości produkcji. W przypadku jednostek odpowiedzialnych za planowanie i sterowanie produkcją – tworzenie planów i harmonogramów produkcji, umożliwiających optymalne wykorzystanie dostępnych mocy przerobowych przy zachowaniu uzgodnionych terminów dostaw (oraz wtórnie minimalizacją ilości generowanego odpadu i czasów przestojów stanowisk produkcyjnych).

Zasoby do realizacji zadań

Odpowiednie zasoby dla realizacji zadań należy rozumieć jako pracowników i park maszynowy na podległych wydziałach produkcyjnych, adekwatny do wymogu terminowej realizacji założonego planu produkcji i sprzedaży. W warunkach niedoboru siły roboczej, z którym borykało się grono organizacji w 2019, wspierania się pracownikami z zagranicy z czasowym pozwoleniem na pracę i pobyt, zatrudnianymi  za pośrednictwem agencji pracy, aspekt ten nabiera kluczowego znaczenia. Bez właściwych zasobów i wyszkolonej kadry produkcyjnej, bez utrzymania posiadanego know how (odpływ doświadczonych pracowników do innych firm), mało która organizacja jest w stanie przez dłuższy czas skutecznie konkurować na rynku. Realizacja założonych celów jest zagrożona. Dlatego w zależności od możliwości budżetowych, branży, generowanych zysków, przedsiębiorstwa podejmują rozmaite działania w celu przeciwdziałania opisanemu wyżej zjawisku (podwyżki, bonusy, automatyzacja produkcji).

Zarządzanie łańcuchem dostaw

Rzetelność danych i właściwa komunikacja to kwestia nadrzędna, na temat której dostępna jest olbrzymia ilość publikacji. W kontekście planowania i zarządzania łańcuchem dostaw dotyczy ona przede wszystkim wymiany informacji na linii

1. dostawca – zaopatrzenie – planowanie produkcji: czy komponenty niezbędne do utrzymania ciągłości produkcji dotrą w terminie i w odpowiedniej ilości,
2. produkcja – planowanie produkcji: jaka jest sprawność maszyn, jak liczone jest OEE i jaka jest rzeczywista wartość tego wskaźnika, jaki jest procent absencji wśród pracowników produkcji, kto decyduje o obsadzie stanowisk i priorytetach – produkcja (koncentracja na wskaźnikach wydziałowych) czy planiści (lepiej zorientowani w celach biznesowych organizacji i koniecznych terminach realizacji z racji ścisłej współpracy z działami sprzedaży/marketingu lub bezpośrednio klientami),
3. planowanie produkcji – wysyłka – dział marketingu/sprzedaży: potwierdzanie terminów dostaw i zamówień do wysyłki.

Zaprezentowane powyżej kwestie są uniwersalne. Wiele organizacji i przedsiębiorstw boryka się z nimi na co dzień i – w zależności od branży, skali i specyfiki działalności – wypracowuje własne rozwiązania, czasem systemowe, czasem ad hoc. Analiza problemów i zastosowanych rozwiązań z punktu widzenia łańcucha dostaw, uwzględniająca zaprezentowane powyżej zagadnienia, ma szansę doprowadzić do wyciągnięcia nowych wniosków i wdrożenia skuteczniejszych mechanizmów, przekładających się na poprawę funkcjonowania całej organizacji. Alternatywnie może potwierdzić trafność już przyjętych rozwiązań.

Zamiast podsumowania warto stwierdzić, iż trudno aktualnie wyrokować, jaki wpływ na rzeczywistość branży produkcyjnej będzie miała pandemia COVID-19. Pewne jest, że gospodarka, pracodawcy i pracownicy – w najlepszym przypadku tymczasowo – boleśnie odczują jej skutki. Skuteczne zarządzanie łańcuchem dostaw będzie stanowiło klucz do minimalizacji strat.