Wdrożenie systemu zarządzania jakością

Gdy organizacje chcą się doskonalić często wdrażają system zarządzania jakością, bądź wybrane jego elementy.

W systemie tym zdefiniowane są między innymi:

• funkcje,
• ich powiązania,
• wymagane kompetencje zatrudnionych osób,
• realizowane procesy,
• ich połączenia, itp.

System zarządzania jakością

Wydawałoby się, że gdy organizacja dobrze wdroży wymagania zawarte w systemie, to wszystko powinno wspaniale funkcjonować. Niestety w praktyce często tak się nie dzieje. Niby wszystko gra, wszystkie elementy systemu są uwzględnione, a jednak coś jest nie tak. System zarządzania jakością i jego elementy składowe są narzędziami dobrej organizacji i zarządzania. Tych narzędzi jednak ktoś musi używać. Tak jak po zakupie samochodu lub koparki. Z reguły robią to ludzie. I tu zaczyna się obszar, z którym system zarządzania jakością sobie nie radzi.

Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna w ISO 9001:2015

Komunikacja, nowego wydania normy ISO 9001:2015, dowiadujemy się, że organizacja powinna określić komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, w tym, kto, co, kiedy, komu i jak ma komunikować. Jeśli w ten sposób zaprogramujemy maszyny, to będą działać. Ludzie jednak w przeciwieństwie do maszyn mają swoje cele, kierują nimi ambicje, mają swoje wartości i przekonania, czerpią swoją tożsamość z różnych źródeł.

Zachowania ludzkie i ich zmiana

Tak więc nawet, jak wiedzą, co, komu i kiedy przekazać, wykonać czy zlecić, to i tak nie zawsze to robią. A zapytani, dlaczego tego nie przekazali, nie wykonali czy nie zlecili, podają setki dobrze brzmiących powodów, tłumaczących ich zachowania. Tak więc jeśli ich cele, wartości, przekonania, itp. są podobne do tych, które naprawdę wyznaje organizacja, a nie tylko deklaruje, to sprawy układają się pomyślniej. Jeżeli jednak jest inaczej, to organizacja coraz bardziej zaczyna szwankować, mimo wdrożonego systemu zarządzania jakością. Największą trudnością w tym wszystkim dla najwyższego kierownictwa jest to, że jedyną widoczną rzeczą u pracowników jest ich zachowanie. Często przełożeni z wielkim zacięciem starają się zmienić ludzkie zachowania. I na krótko udaje im się to zrobić. Jednak na dłuższą metę to nie działa. Ludzie jak bumerang powracają do swoich starych praktyk i zachowań. Okazuje się bowiem, że na zachowania ludzkie wpływają rzeczy, których nie widać i właśnie te niewidoczne zagadnienia decydują dopiero o widocznych zachowaniach.

Relacje między pracownikami, firmą a pracownikami, przełożonymi a pracownikami

Mówię tutaj o intencjach, celach, wartościach, przekonaniach i ambicjach ludzi, u których stara się zmienić ich zachowania. Jeśli organizacja nie zdiagnozuje i nie poprawi tych niewidocznych relacji między firmą a pracownikami, między pracownikami, między przełożonymi a pracownikami, to prawie na pewno nie rozwiąże pomyślnie dręczących ją problemów. Obserwując organizacje, w których funkcjonują systemy zarządzania jakością doszedłem do wniosku, że bez uwzględnienia zagadnień poruszonych w tym artykule, nie mają one praktycznie żadnych szans na zrobienie kolejnego kroku naprzód w celu doskonalenia swojej organizacji, bowiem system zarządzania jakością w swojej aktualnej formie ma znaczne ograniczenia w tym zakresie.

Audyt relacji międzyludzkich

Audyt relacji międzyludzkich w organizacji pozwala na:

• Zbadanie relacji zachodzących między pracownikami i ich organizacją
• Wskazanie miejsc, w których relacje te są zachwiane (np. na poziomie tożsamości, celów, wartości, przekonań, możliwości, itp.)
• Zaproponowanie rozwiązań, w celu poprawy tych relacji międzyludzkich, efektywności i skuteczności działania organizacji oraz
• Wskazanie miejsc niedociągnięć organizacyjnych

Adresatami audytu relacji w organizacji są zarządy firm poszukujące odpowiedzi na podstawowe pytania:

• W jak największym zakresie wykorzystać potencjał ludzki?
• Jak zmotywować ludzi do większego wysiłku?
• Jak wykreować efektywnych i skutecznych przywódców?
• Jak obudzić innowacyjność i kreatywność pracowników?
• Jak skłonić ludzi do współpracy w zespole?

Korzyści z audytu relacji międzyludzkich

Korzyściami dla przedsiębiorstwa są:         

• Trwała poprawa relacji międzyludzkich w organizacji
• Maksymalizacja wykorzystania potencjału ludzkiego
• Trwałe zwiększenie efektywności i skuteczności działania organizacji.