W poprzednim artykule – 5S Krok po kroku – Przygotowanie do wdrożenia pisałem o niezbędnych zasobach, koniecznych do wprowadzenia 5S w Organizacjach.

W obecnym rozdziale chciałbym skupić się na opracowaniu założeń, czy w jaki sposób chcielibyśmy działać, aby nasze wysiłki nie poszły na marne… więc do roboty!

Założenia dla wdrożenia 5S

5S jest znane od wielu lat i staje się coraz to bardziej popularne w świecie produkcji, ale również w innych gałęziach, takich jak administracja i usługi. Sposobów wdrożenia 5S jest wiele – a sposób ten zależy od specyfiki i sytuacji organizacji.

Założenia dla wdrożenia 5S proponuję opisać w postaci jednego spójnego dokumentu – Dekalogu, Przewodnika, Regulaminu 5S w Organizacji. Rolą tego dokumentu miałoby być określenie najważniejszych, wspólnych dla całej Organizacji elementów 5S. Przykładowa struktura tego dokumentu opisana jest poniżej:

1. Słowo od Najwyższego Kierownictwa – początek naszego Przewodnika może stanowić list otwarty Przedstawiciela Najwyższego Kierownictwa do wszystkich pracowników organizacji. List ten powinien stanowić Deklarację „Najwyższego” do wprowadzenia, utrzymania i rozwoju programu w Organizacji.
2. Opis Metody 5S – w tym rozdziale warto jest skrótowo opisać wszystkie elementy 5S. Krótka historia, Rozwinięcie każdego S, korzyści płynące z wdrożenia (dla pracownika oraz Organizacji) mogą okazać się pomocne w zrozumieniu istoty wdrożenia metody.
3. Opis Struktury Organizacyjnej 5S – opiszmy poszczególne odpowiedzialności osób, które widnieją w strukturze.
4. Podział administracyjny – w tym rozdziale można schematycznie wskazać odpowiedzialność za wdrożenie i nadzór 5S w poszczególnych obszarach Organizacji.

Rys1. Przykładowy podział administracyjny

5. Opis standardów wspólnych dla Organizacji – rozdział ten, najprawdopodobniej najbardziej rozbudowany ze wszystkich w tym dokumencie, powinien wskazać uniwersalne standardy, reguły, które będą obowiązywały po wdrożeniu 5S w Organizacji. Przykłady zawartości tego rozdziału wskazuję poniżej:
   
   1. Standard dokumentacyjny – odpowiedni layout dokumentu (gdy nie jest określony procedurami, sposób oznaczania segregatorów, itp.).
   2. Polityka czystego biurka.
   3. Polityka czystej drukarki.
   4. Standardy 5S w przestrzeni dyskowej – w jaki sposób opisywać pliki, gdzie je przechowywać, itp.
   5. Standardy wizualizacyjne – karty standardów dla obszarów (np. Kamishibai), opis kolorów stref, linii poziomych i innych znaków, itp.
6. Nadzór i doskonalenie 5S – rozdział ten dedykujmy metodologii, którą zastosujemy do nadzoru i doskonalenia naszego 5S – między innymi, jakie technikami będziemy się posługiwać – np. audyty, patrole, Gemba walk, itp.). Tematem Nadzoru i Doskonalenia zajmiemy się w kolejnych odcinkach bloga.